ArcadaFlow · Termos de Uso · versão 1.0 de 21/10/2026

Termos de Uso — ArcadaFlow

Estes Termos de Uso são o contrato de adesão entre [nome e CPF/CNPJ do responsável pela plataforma — a definir] ("Plataforma") e o cirurgião-dentista ou consultório que cria uma conta no ArcadaFlow ("Contratante"). Ao criar a conta ou continuar a usá-la depois de uma nova versão destes Termos, o Contratante declara que leu, entendeu e aceita as condições abaixo.

1. O que é o serviço

O ArcadaFlow é um sistema de gestão odontológica oferecido pela internet: cadastro de pacientes, prontuário, anamnese, odontograma, orçamentos, tratamentos, agenda, financeiro, relacionamento com os pacientes, documentos e assinaturas. O serviço é prestado "como está", com as funções disponíveis em cada momento, que podem evoluir.

2. Conta e acesso

  1. A conta é aberta pelo próprio profissional, com dados verdadeiros. O Contratante declara estar regularmente inscrito no Conselho Regional de Odontologia e responde, sozinho, pela veracidade do nome, CPF e CRO/UF informados e por todos os documentos que emitir pelo ArcadaFlow. A Plataforma não confere o registro profissional; a fiscalização do exercício da profissão cabe ao conselho.
  2. Cada login é pessoal e intransferível. É proibido compartilhar usuário e senha: a trilha de auditoria identifica a pessoa que fez cada ação. O Contratante pode convidar membros da equipe (ex.: secretária), que terão o próprio login e os limites definidos por ele.
  3. A verificação em duas etapas é obrigatória para acessar dados de pacientes.
  4. O Contratante é responsável por manter senhas e dispositivos seguros e por avisar a Plataforma sobre qualquer uso indevido.

3. Período de teste, assinatura e pagamento

  1. A conta nova tem um período de teste gratuito, com todas as funções. O teste não é renovável.
  2. Depois do teste, o uso depende de assinatura de um plano, paga pelos meios oferecidos (ex.: PIX, boleto, cartão). A Plataforma não armazena dados de cartão.
  3. Pagamento em atraso abre um prazo de carência, com aviso. Esgotado o prazo, a conta passa para somente consulta: o Contratante continua vendo, imprimindo e exportando todos os dados, mas não registra novos dados até regularizar. O prontuário nunca fica inacessível.
  4. Preços e planos podem mudar, com aviso prévio; a mudança vale a partir da renovação seguinte.
  5. Plano mensal: sem fidelidade; o cancelamento interrompe a renovação e o acesso continua até o fim do mês pago.
  6. Planos semestral e anual: são pagos antecipadamente pelo período inteiro, com desconto, e o período contratado deve ser cumprido. O cancelamento interrompe a renovação; o acesso continua até o fim do período pago e não há devolução proporcional, ressalvado o direito de arrependimento previsto em lei.
  7. Preço promocional por tempo limitado (ex.: plano Fundador): vale pelo prazo informado na contratação e só na primeira assinatura. Terminado o prazo, a assinatura passa ao plano indicado, pelo preço vigente dele, com aviso por e-mail 30 dias antes. Cancelada a assinatura promocional, o preço especial não pode ser contratado de novo.
  8. Não há taxa de implantação. A importação de dados de outro sistema é um serviço à parte, sob consulta.

4. Responsabilidades do Contratante

  1. O Contratante é o controlador dos dados dos seus pacientes (Lei 13.709/2018 — LGPD) e o responsável pelo conteúdo que registra: prontuário, documentos, valores, mensagens e consentimentos.
  2. Cabe ao Contratante cumprir as normas profissionais (Código de Ética Odontológica e resoluções do CFO), inclusive a guarda do prontuário pelo prazo legal (no mínimo 20 anos — Lei 13.787/2018), obter os consentimentos necessários dos pacientes e responder aos pedidos dos titulares de dados (o sistema oferece a tela "Solicitações LGPD").
  3. Mensagens aos pacientes (WhatsApp, e-mail) são enviadas em nome do Contratante, que responde pelo seu conteúdo e pelo respeito às recusas registradas.
  4. O sistema não substitui o contador: não calcula impostos nem emite documentos fiscais oficiais.

5. Papel da Plataforma e dados

  1. Quanto aos dados dos pacientes, a Plataforma é operadora: trata os dados apenas para prestar o serviço, em nome e conforme as instruções do Contratante, com as medidas de segurança descritas na Política de Privacidade.
  2. A Plataforma não acessa dados que identifiquem os pacientes. O painel de administração mostra apenas informações da conta (situação, plano, pagamentos, uso) e números agregados.
  3. Dados estatísticos. O Contratante autoriza a Plataforma a gerar e utilizar dados estatísticos, agregados e anonimizados, obtidos a partir do uso do sistema — por exemplo, sobre pacientes (como faixa etária, sexo e região), procedimentos realizados e orçados, valores praticados, formas de pagamento, agenda, comunicações e uso das funcionalidades —, para fins de aprimoramento do sistema, desenvolvimento de novas funções, indicadores de referência e estudos sobre o serviço. Esses dados não permitem identificar pacientes nem o Contratante, não são tratados de forma individualizada e não são vendidos nem cedidos de forma que permita identificação.
  4. Acesso de suporte. Quando o Contratante pedir ajuda que exija ver os dados da conta, ele mesmo pode conceder, na tela "Acesso de suporte", um acesso temporário e somente para consulta. Cada acesso fica registrado na auditoria da conta e pode ser revogado a qualquer momento.
  5. A Plataforma mantém trilha de auditoria imutável, cópias de segurança e controles de acesso, conforme a Política de Privacidade.

6. Cancelamento e devolução dos dados

  1. O Contratante pode cancelar a qualquer momento, pela tela "Cancelar conta". Antes, o sistema oferece a exportação completa dos dados em formato aberto.
  2. Depois do cancelamento, os dados ficam em guarda por 90 dias, apenas para consulta e exportação. Ao fim desse prazo, são eliminados, conforme a confirmação expressa dada pelo Contratante no cancelamento. Avisos são enviados no cancelamento e antes da eliminação.
  3. A Plataforma não elimina prontuários por iniciativa própria fora dessas condições.

7. Disponibilidade e limites

  1. A Plataforma busca manter o serviço disponível de forma contínua, com manutenções programadas avisadas, mas não garante funcionamento sem interrupções.
  2. A Plataforma não responde por decisões clínicas ou financeiras do Contratante, por dados registrados de forma incorreta, nem por danos causados por uso indevido de senhas do Contratante.
  3. A Plataforma pode suspender a conta em caso de fraude, uso ilícito ou ordem judicial, sempre com registro.

8. Propriedade intelectual

O software, a marca e os materiais do ArcadaFlow pertencem à Plataforma. O Contratante recebe uma licença de uso, pessoal e não exclusiva, enquanto durar a assinatura. Os dados registrados pelo Contratante são dele.

9. Alterações destes Termos

Estes Termos podem ser atualizados. A nova versão é publicada no sistema e precisa ser aceita no acesso seguinte; o aceite fica registrado com data, hora e IP. Se o Contratante não concordar, pode cancelar a conta e exportar seus dados.

10. Contato e foro

Dúvidas e pedidos: [e-mail de contato e do encarregado de dados — a definir]. Fica eleito o foro de [comarca do foro — a definir], ressalvado o direito do consumidor de ajuizar ação no foro do seu domicílio.